Meine 8 besten Tipps zur Schlüsselübergabe

Schlüsselübergabe Airbnb

Kennst du das? Du möchtest während deines Urlaubs deine Wohnung auf Plattformen wie Airbnb, 9Flats/Wimdu oder Fewo-direkt vermieten, doch eine Frage stellt sich am Anfang jeder: Wie kommen meine Gäste in die Wohnung?

Das Thema Schlüsselübergabe ist vor allem bei neuen Gastgebern eines der am häufigst diskutierten Themen.

Daher findest du in diesem Artikel 8 Ideen für eine reibungslose Schlüsselübergabe.

Manche Tipps nutzt du möglicherweise bereits.

Manche sind für dich vielleicht nicht relevant.

Und dann gibt es ggf. noch ein paar, von denen du noch nie gehört hast, die dir aber in Zukunft viel Zeit und Nerven sparen können.

Bonus: Hast du gerade wenig Zeit? Dann klicke hier und lade dir eine Zusammenfassung des Artikels als PDF herunter. Inklusive 3 zusätzlicher Tipps, die du nur in der PDF-Version findest.

1. Persönliche Schlüsselübergabe

Wäre es nicht fantastisch, wenn du nach einer langen Reise von einem freundlichen, lächelnden Gastgeber empfangen wirst?

Ich gebe dir einen Tipp: Es ist wundervoll.

Ich kann mich jedenfalls weder als Airbnb-Gast noch als Gastgeber daran erinnern, dass mir eine persönliche Begrüßung negativ in Erinnerung geblieben wäre. Wenn man nach einem anstrengenden Flug in einer fremden Stadt ankommt, ist man meistens sehr dankbar direkt einen lokalen Ansprechpartner zu haben.

Daher ist die persönliche Begrüßung aus Sicht des Gastes natürlich die bevorzugte Variante.

Als Gastgeber ist sie jedoch mit Organisations- und Zeitaufwand verbunden. Sie bringt aber auch einige Vorteile mit sich.

  1. Du kannst dem Gast deine Wohnung in Ruhe zeigen und ihn auf Besonderheiten, wie z.B. die Funktionsweise deiner Siebträger-Kaffeemaschine oder das sperrige Türschloss hinweisen.

  2. Der Check-In ist ein guter Zeitpunkt deine Lieblingsrestaurants und Attraktionen auf einer Karte zu markieren. Vielleicht bietest du ja sogar selber etwas an? Wie z.B. eine Stadtführung, eine Wandertour oder handgeschnitzte Souvenirs? Dann ist das der richtige Zeitpunkt, um dezent darauf hinzuweisen. So kannst du sehr einfach deine Airbnb-Einnahmen erhöhen.

  3. Du lernst deinen Gast persönlich kennen und kannst dir einen ersten Eindruck verschaffen, dass alle Angaben des Gastes korrekt waren und es sich um keinen Problemgast handelt.

Hast du in deinem Inserat zum Beispiel festgelegt, dass du keine Haustiere in deiner Wohnung möchtest und der Gast begrüßt dich mit zwei französischen Bulldoggen, ist der persönliche Check-In der optimale Zeitpunkt, um das zu besprechen.

Tipp: Solltest du dich mit einem Gast bereits beim Check-In unsicher fühlen oder ist er nicht bereit deine Hausregeln einzuhalten, kannst du jederzeit Airbnb telefonisch kontaktieren.

Wenn du deine Gäste aus zeitlichen Gründen nicht persönlich begrüßen kannst, kannst du entweder einen Freund oder Nachbarn um Hilfe bitten oder eine der zahlreichen Alternativen nutzen, um die Schlüsselübergabe auszulagern.

Allerdings empfehle ich vor allem neuen Gastgebern die ersten 5-10 Gäste persönlich zu begrüßen, um sich mit dem Check-In-Prozess vertraut zu machen. So wirst du schnell merken, welche Fragen man häufig stellt und kannst diese im Anschluss bereits in deinem Airbnb-Inserat beantworten.

2. Schlüsseltresore

Wäre es nicht perfekt, wenn deine Gäste die Schlüssel jederzeit direkt in der Nähe der Wohnung in Empfang nehmen könnten?

Schlüsseltresor mit Wandbefestigung

Mit einem Schlüsseltresor ist das möglich. Dabei handelt es sich um eine kleine, robuste Box, die du an der Hauswand oder an einem Gartenzaun befestigen kannst.

Die meisten Schlüsselsafes haben ein stabiles Metallgehäuse und lassen sich recht einfach mit einem 4-stelligen Zahlencode öffnen.

Da das Gehäuse meist Platz für 2-3 Schlüssel bietet, kannst du auch direkt mehrere Schlüssel hinterlegen.

Und weil der kleine Safe ein mechanisches Schloss hat, benötigst du weder Batterien noch WLAN.

Du solltest allerdings beachten, dass man bei den meisten Modellen nur einen Zahlencode einstellen kann. Wenn du häufig neue Gäste begrüßt, solltest du den Zahlencode regelmäßig ändern.

Ich hatte bereits mehrere Schlüsselsafes im Einsatz und dies sind meine 3 Favoriten:

  • Mit Bügel
  • Robustes Gehäuse
  • 4-stelliger Code
  • Ideal zur Wandmontage
  • Bis zu 20 Schlüssel
  • 4-stelliger Code
  • Massives Gehäuse
  • Wettersicher
  • Bis zu 9-stelliger Code

Neben den mechanischen Varianten gibt es inzwischen auch eine elektronische Schlüsselbox, die du über das Smartphone programmieren kannst. Die igloohome Smart Keybox benötigt kein WLAN und wurde exklusiv für Airbnb-Gastgeber entwickelt.

Auch wenn die Schlüsseltresore recht massiv sind, können sie natürlich keine 100% Diebstahlsicherheit bieten. Damit du keine Gelegenheitsdiebe anziehst, sollten die Safes an einem Platz montiert werden, der nicht direkt einsehbar ist (also am besten nicht direkt neben der Haustür).

3. Schlüsselversteck

Schlüsselversteck Stein

Schlüsselversteck im Stein

Möchtest du keinen Schlüsseltresor verwenden, kannst du immer noch Ausschau nach einem unauffälligen Versteck halten. Unter dem Fußabstreifer ist wohl eines der am häufigst gewählten Schlüsselverstecke - und genau deshalb rate ich dir davon ab.

Grundsätzlich würde ich diese Variante nur wählen, wenn es sich um eine sehr abgeschiedene Ferienwohnung handelt. Wohnst du hingegen in einem Mehrparteienhaus ist die Chance recht hoch, dass ein Nachbar früher oder später dein Versteck entdeckt.

Tipp: Achte immer darauf, dass deine Gäste so genau wie möglich erfahren, wo sie den Schlüssel finden. Am besten schickst du ihnen vor dem Check-In eine bebilderte Anleitung.

Inzwischen findest du bei Amazon zahlreiche kreative Lösungen für kleines Geld, wie z.B. eine Stein-Attrappe, ein Rasensprenger-Versteck oder ein magnetisches Schlüsseldepot.

Vor allem die Magnetbox lässt sich sehr flexibel als Schlüsselversteck einsetzen. Zum Beispiel in Kombination mit einem Briefkasten, Garagentor oder Blechregal.​

4. Postversand

Dies ist vermutlich der Weg, den die wenigsten Gastgeber nutzen.

Post Schlüsselversand

Schlüsselversand mit der Post

Allerdings habe ich bereits Hosts kennengelernt, die ihre Schlüssel tatsächlich vorab mit der Post an den Gast verschicken.

Wenn deine Gäste aus dem gleichen Land kommen, kann dies eine kostengünstige Möglichkeit zur Schlüsselübergabe sein. Und falls die Zeit einmal drängt, steht auch noch der Expressversand zur Verfügung.

Aber denke bitte immer daran, dass ein Brief, bzw. ein Paket auch einmal verloren gehen kann. Solltest du ein Sicherheitsschloss besitzen, kann ein Schlüsselverlust recht teuer werden.

5. Lokale Geschäfte & Schlüsselcafés​

Gibt es in der Nähe deiner zu vermieteten Wohnung ein Restaurant oder ein Kiosk? Falls ja, kannst du einmal nett nachfragen, ob man dort Schlüssel hinterlegen darf.

Schlüsselcafés

Hinterlege den Schlüssel in lokalen Cafés

Ist der Besitzer dazu nicht bereit, gibt es noch eine Alternative, nämlich sogenannte Schlüsselcafés.

Diese Anbieter haben das Problem der Schlüsselübergabe bei Kurzzeitvermietungen erkannt und sind aktuell hauptsächlich in Großstädten wie Berlin, Wien oder Zürich aktiv.

Das Prinzip dieser Anbieter ist recht einfach.

Sie kooperieren mit Tankstellen, Restaurants und Cafés, die den Schlüsselaustausch für dich übernehmen. Dabei gibst du deinen Schlüssel beim Personal ab und dieser verstaut ihn dann in einem Safe.

Sobald dein Gast anreist, kann er sich mit einem eindeutigen Nummern-Code den Schlüssel abholen.

Und egal, ob deine Gäste zu früh oder zu spät dran sind - dank der langen Öffnungszeiten erhalten sie den Schlüssel in der Regel jederzeit.

Bekannte Anbieter in diesem Bereich sind Keynest aus London und Keycafé aus Vancouver. Allerdings sind diese vor allem im amerikanischen und englischen Markt aktiv.

Für den deutschsprachigen Markt bietet das Berliner Start-up Hoardspot diesen Service in aktuell über 21 Städten an. In Deutschland u.a. In Berlin, Frankfurt, München, Düsseldorf und Köln. Das Hinterlegen eines Schlüssels für 14 Tage kostet dort 3€ und die Buchung funktioniert bequem auf ihrer Website oder App.

Tipp: Gibt es in deiner Nähe noch kein Schlüsselcafé? Dann aber vermutlich einen Bahnhof oder ein Einkaufszentrum. Dort gibt es häufig auch Schließfächer mit Zahlencodes, die du für die Schlüsselübergabe verwenden kannst.

Schließfächer im Einkaufszentrum

Nutze Schließfächer im Einkaufszentrum

​6. Türschloss mit Pincode

Wie wäre es, wenn deine Gäste gar keine Schlüssel mehr benötigen?

Funktastatur von Abus

Funktastatur von Abus

Mit einem Türschloss mit Tastenfeld ist das möglich. Erfolgreiche Gastgeber (oder die, die es einmal werden wollen) sollten sich diese Möglichkeit einmal im Detail ansehen, da der Zugang zur Ferienwohnung damit bequem per Nummerncode erfolgen kann.

Dadurch entfällt die fehleranfällige Schlüsselübergabe komplett.

Auf dem Markt existieren bereits verschiedene Lösung. Es gibt sowohl Produkte für handwerklich begabte Gastgeber, bei denen man das Tastenfeld noch mit einem elektrischen Türöffner und dem Stromnetz verbinden muss (z.B. Selvag Digital Codeschloss).

Aber auch Komplettlösungen, die mit einer Funkverbindung arbeiten und die Montage mit dem Wechsel des Schließzylinders erledigt ist (z.B. Burg-Wächter Elektronisches Türschloss). Dieses elektronische Türschloss ist wesentlich einfacher zu montieren, benötigt allerdings Batterien.

Meiner Erfahrung nach kannst du dir das Gastgeben mit den folgenden 3 PIN-Schlössern vereinfachen.

  • Bis zu 100 Nutzer
  • Elektriker notwendig
  • Benötigt zusätzliches Equipment
  • Komplettösung mit Funkverbindung
  • Montage ohne Bohren und Kabel verlegen
  • Bis zu 6 Benutzer
  • Bis zu 32 Benutzer
  • Beleuchtetes Touch-Display
  • Benötigt zusätzlich Funk-Türschlossantrieb

Tipp: Denke immer daran, dass vor allem die elektronischen Schlösser - wie jedes technische Gerät - auch einmal defekt sein können. Daher solltest du dir immer einen Plan B haben (wie z.B. einen Schlüsseltresor), falls deine Gäste Probleme mit der Bedienung haben.

Auf dem amerikanischen Markt gibt es übrigens eine wesentlich größere Auswahl an elektronischen Türschlössern mit Pincodes. Leider hatte ich noch keine Möglichkeit diese persönlich zu testen.

In Gesprächen mit anderen Airbnb-Gastgebern habe ich erfahren, dass die meisten Modelle mit den europäischen Schließzylindern leider nicht kompatibel sind.

Ich habe dir hier trotzdem 4 Modelle aufgelistet, die amerikanische Airbnb-Hosts regelmäßig empfehlen:

​7. Smartlocks

Wenn du sowohl auf Pincode als auch auf den Schlüssel verzichten möchtest, könnte ein Smartlock die passende Lösung sein.

Diese elektronischen Türschlösser funktionieren mit WLAN und/oder Bluetooth und ermöglichen den Zutritt ohne physischen Schlüssel.

Stattdessen lässt sich die Tür bequem auf Knopfdruck mit dem Smartphone öffnen und schließen.

Deine Gäste benötigen dabei ebenfalls ein Smartphone und können mit diesem - nachdem du die korrekten Zutrittsberechtigungen vergeben hast - die Tür ebenfalls öffnen.

Im Vergleich zu den Schlössern mit Tastenfeld haben die Smartlocks drei entscheidende Vorteile:

  1. Sie werden von innen an der Wohnungstür angebracht. Von außen ist daher nicht erkennbar, dass man ein elektronisches Türschloss im Einsatz hat.

  2. Kann man das Schloss mit dem eigenen WLAN verbinden. Dadurch lässt sich die Tür auch über das Internet von unterwegs steuern.

  3. Lässt sich die Tür bei den meisten Systemen weiterhin mit dem regulären Schlüssel auf- und zusperren. Das ist vor allem bei technischen Problemen mit dem Schloss sehr hilfreich.

Da diese Produkte noch sehr neu auf dem Markt sind, haben viele davon noch Kinderkrankheiten. Aber die Hersteller entwickeln die Modelle permanent weiter.

Es gibt bereits 3 Modelle für Europrofil-Zylinder, die ich häufig im Einsatz gesehen habe und die zuverlässig funktionieren.

  • Auto-Unlock-Funktion
  • Push-Benachrichtigung
  • Neuer Zylinder notwendig
  • Einfache Installation
  • IFTTT-Unterstützung
  • Kompatibel mit Amazon Echo
  • Mit Fernbedienung
  • Wiederaufladbarer Akku
  • Inklusive Schließzylinder

Wie man das Nuki-Schloss montiert und konfiguriert kannst du dir in folgendem Video ansehen:

Auch bei den Smartlocks gibt es vor allem im amerikanischen Markt zahlreiche Anbieter, die allerdings meistens nicht mit europäischen Schließsystemen kompatibel sind.

Hier findest du alle zur Zeit verfügbaren Modelle:

​8. Smarte Gegensprechanlage

Überlegst du dir nun ein Smartlock zu bestellen, um deine Tür zukünftig bequem vom Handy aus öffnen zu können? Gut, allerdings solltest du vor allem in einem Mehrfamilienhaus beachten, dass nicht nur die Wohnungstür, sondern auch die Haustür geöffnet werden muss.

Gegensprechanlage mit Nuki nachrüsten

Die Gegensprechanlage lässt sich ebenfalls nachrüsten

Genau hier setzt das Start-Up Nello an, dass einen digitalen Hausschlüssel entwickelt hat.

Dabei handelt es sich um eine kleine elektronische Box, die du an deine Gegensprechanlage anschließt. Damit hast du die Möglichkeit mit einer Handy App einzustellen, wann die Haustür automatisch geöffnet werden soll.

Wenn dein Gast dann ankommt, muss er lediglich klingeln und Nello betätigt automatisch den Türöffner und schickt dir eine Benachrichtigung auf dein Handy.

Da du dafür das Gehäuse deiner Gegensprechanlage öffnen musst, solltest du im Vorfeld mit deinem Vermieter abklären, ob das in Ordnung ist. Die Erweiterung kann jederzeit rückstandslos entfernt werden, daher ist die Umrüstung in der Regel kein Problem.

Schaue dir am besten folgendes Video an - dort hat Galileo das Gerät einmal getestet:

Fazit

Für welche Lösung du dich auch entscheiden solltest, überlege dir immer bereits im Vorfeld einen Notfallplan. Jedem kann es mal passieren, dass er seinen Schlüssel verliert oder sich aussperrt. Und erfahrungsgemäß passiert dies meist nachts oder zu einem Zeitpunkt, an dem du mit anderen Dingen beschäftigt bist.​


Jetzt bist du an der Reihe

​Welche Erfahrung hast du mit dem Thema Schlüsselübergabe gemacht? Oder hast du noch Fragen zu dem Thema? Hinterlasse einfach einen Kommentar und ich melde mich schnellstmöglich.


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